Assistant.e (H/F)

Client: TechnipFMC

Location: Lysaker, Norway

Job Category: Other

Job Reference: 239b048d7ac5

Job Views: 6

Posted: 15.03.2025

Expiry Date: 29.04.2025

Job Purpose

Nous recherchons pour l'entité Flexi France, filiale du groupe TechnipFMC basée à Le Trait (76) à proximité de Rouen,un.e Assistant.e Administratif.ve Principal.e dans le cadre d'un CDI.

En tant qu'Assistant.e Administratif.ve Principal.e et sous la responsabilité du Responsable Département, vous aurez comme principale mission d'assurer l'administration et le secrétariat du Responsable de service et des membres de son équipe et de coordonner et organiser les flux d'informations et logistiques au sein du service.

Communication :

1. Être le point de contact du service vis-à-vis des services internes / externes
2. Assurer la diffusion d'informations
3. Aider à la préparation et/ou à la consolidation des informations sur les supports de présentation

Administration/ Gestion Documentaire :

1. Assurer la gestion documentaire du service
2. Mettre en forme des documents relatifs à l'activité du service dans le respect des règles en vigueur
3. Mettre à jour, diffuser et classer des procédures, des instructions permanentes selon le système Qualité
4. Tenir à jour les informations du service sur la plateforme intranet
5. Collecter, établir et mettre à jour les indicateurs clés
6. Assurer la mise à jour de tableaux de bord

Gestion Administrative :

1. Assurer la gestion des fournitures de bureau
2. Faire la saisie d'activité budgétaire selon outil associé
3. Organiser la logistique des réunions / évènements / séminaires / visites
4. Organiser les missions extérieures et les voyages des membres du service
5. Organiser la logistique concernant l'arrivée des nouveaux arrivants
6. Mise à jour de fichiers, templates, liste de diffusion selon arrivées/départs
7. Saisir les notes de frais du personnel selon les règles de fonctionnement du service
8. Réaliser la saisie des absences dans le logiciel de GTA
9. Saisir les demandes d'achat et les commandes (si délégation) dans l'ERP
10. Suivre les réceptions (contrôle des délais) de produits ou des interventions ; effectuer les relances
11. Réceptionner les commandes de prestations (annuelles ou ponctuelles) et/ou de fournitures sur validation de la hiérarchie
12. Etablir la facturation (sur demande du chef de projet ou manager)
13. Administrer des outils de gestion (système documentaire ou d'habilitation)
14. Réaliser une préparation complète de documents (recueil d'info, préanalyse, production complète de présentation…)
15. Assister le Responsable sur des projets relatifs aux spécificités du service
16. Être un support à l'élaboration de procédures et instructions.

Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau Bac+2 à dominante administratif avec une première expérience professionnelle significative.

Connaissances techniques : Gestion et suivi de dossier administratif, gestion documentaire.

Connaissances informatiques : Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, Power Point, Acrobat reader...) + ERP, Outil Gestion Documentaire.

Connaissances linguistiques : Anglais niveau intermédiaire.

Additional Skills

Savoir-être : Bon relationnel, organisation, rigueur, confidentialité, créativité, savoir gérer plusieurs projets simultanément.

Prêt(e) pour ce nouveau challenge ? Alors, postulez

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